Buchhaltung nur noch mit elektronischen Belegen? Ganz klar NEIN!
Die Finanzverwaltung hat mit ihrem Schreiben vom 14.11.2014 neue Grundsätze für die ordnungsgemäße Buchführung in elektronischer Form herausgegeben. Diese Grundsätze sind für alle Unternehmen ab 2015 maßgebend, unabhängig davon, ob bilanziert oder ob eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellt wird.
Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten werden auch die Anforderungen zur Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit näher beschrieben. Besonders wichtig ist es, zwischen den ordnungsgemäß aufbewahrten Belegen und der Datenerfassung eine Verknüpfung herzustellen. Ein sachverständiger Dritter muss unverzüglich vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zum Beleg kommen. Dies kann u. a. mit der Kontierung auf dem Papierbeleg erreicht werden. Allerdings ist auch in jeder anderen geeigneten Weise diese Zuordnung möglich. Auf den alten Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ wird ausdrücklich hingewiesen. Ist ein Dauersachverhalt gegeben, muss bei jeder Buchung auf den Ursprungsbeleg verwiesen werden. Damit Belege umgehend gesichert werden, muss unbedingt zeitnah gebucht werden. Die zeitnahe Verbuchung innerhalb von zehn Tagen ist dann nicht zu beachten, wenn eine periodische Erfassung der Belege erfolgt, also z. B. monatlich oder vierteljährlich. Dann sind die Belege allerdings innerhalb eines Monats nach Ablauf der Periode zu erfassen. Um eine Journalfunktion zu erreichen, müssen Angaben wie Belegdatum aus den Buchungen abgeleitet werden können. Dazu gehört auch eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls.
Die Erfassungen müssen unveränderbar sein: Werden spätere Änderungen durchgeführt, muss alles dokumentiert und ersichtlich sein. Für die Buchhaltung bedeutet das, dass die Daten nach Ablauf des Erfassungszeitraumes festgeschrieben werden müssen. Würde die Festschreibung erst im Rahmen der Jahresabschlusserstellung passieren, ist eine ordnungsgemäße Aufzeichnung aus Sicht der Verwaltung nicht gewährleistet.
Unternehmer sollen ihre internen Vorgänge durch ein Kontrollsystem planen, überwachen und Fehler protokollieren. Dabei spielt auch die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Die Finanzverwaltung legt besonderen Wert auf die Verfahrensdokumentation, eine Art Bedienungsanleitung. Aus der Verfahrensdokumentation sollen sich eine allgemeine Beschreibung der organisatorischen Abläufe und die eingesetzten technischen Systeme ergeben. Dies beruht wohl auch auf dem Grundsatz, dass die Finanzverwaltung keine Testate zu Software usw. erstellt und so die Ordnungsgemäßheit im Einzelfall nachprüfen will.
Quelle: b.b.h.
