Reisekostenabrechnung: Was muss ich beachten und wie muss ich sie in der Buchhaltung berücksichtigen.
Der Begriff Reisekosten unterscheidet sich in so fern von den Fahrtkosten, als dass Reisekosten für den Unternehmer sind und Angestellte nur Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug geltend machen können. In diesem Beitrag geht es nur um die Reisekosten. Diese Kosten umfassen Aufwendungen einer Geschäftsreise. Diese sind allgemein:
- Hin- und Rückfahrt zum gewünschten Ziel
- die Kosten für die Fahrten am Reiseziel
- Verpflegung und Übernachtung
- und alles sonstige Kosten für Übernachtung und Mietgebühren oder beispielsweise Maut.
Die Wahl des Verkehrsmittels, steht vollkommen frei. Wenn sich der Unternehmer für einen Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Flugzeug entscheidet, dann sind die Fahrtkosten nach dem Nachweis der genauen Höhe der Kosten abzugsfähig.
Toll wäre es, wenn man alle Reisekosten vollständig als Betriebsausgabe abziehen dürfte. Doch leider hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge festgelegt, und auch der Anlass der Reise spielt eine Rolle. Wer die Details kennt, holt sich das Bestmögliche für sich heraus.
Als besonderen Service für Sie haben wir ein Eingabeformular für abziehbare Reisekosten nach den neuen Regeln zusammengestellt, die Sie sich hier kostenlos in unserem Downloadbereich herunterladen können.
Prüfen Sie also, welche Reisekosten bei Ihrer Reise angefallen sind:
Verpflegung:
Wie erwähnt Sie dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen, sondern nur festgelegte Beträge. Hier gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.
Die Pauschalbeträge sind
bis 2014:
von 8 bis 14 Stunden: 6 EUR
von 14 bis 24 Stunden: 12 EUR
24 Stunden: 24 EUR
ab 2014:
von 8 bis 24 Stunden: 12 EUR
24 Stunden: 24 EUR
Übernachtung:
Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung können Sie als Betriebsausgabe voll geltend machen, jedoch nur wenn Sie sie mit Belegen nachweisen können. Für die Ausgaben gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, die Sie sich mit der Vorsteuer wieder holen können.
HINWEIS:
Ab 2014 wird zwischen einer ein- und mehrtägigen Geschäftsreise unterschieden. Handelt es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung außerhalb der Wohnung, kann für den An- und Abreisetag – ganz unabhängig davon, wie viele Stunden Sie unterwegs waren – eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden. Dauert die Geschäftsreise hingegen nur 1 Tag, oder ist sie nicht mit einer auswärtigen Übernachtung verbunden, kann am An- und Abreisetag nur eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden, wenn die Reise an diesem Tag mindestens 8 Stunden angedauert hat.
Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen müssen Sie getrennt ausweisen, da hier der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % gilt. Sie dürfen jedoch als Service-Pauschale in einem Sammelposten zusammengefasst werden. Hierunter fallen unter anderem:
- Gepäcktransport,
- Reinigen und Bügeln von Kleidung,
- Parkgebühren,
- Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail),
- Schuhputzservice,
- Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen usw.
- Nebenleistungen und Reisenebenkosten
Verpflegungskosten, wie etwa eine Abgabe für das Frühstück, müssen Sie in tatsächlicher Höhe aus der Service-Pauschale herausrechnen. Ansonsten dürfen Sie die Service-Pauschale oder die Reisenebenkosten über Einzelbelege voll als Betriebsausgabe absetzen.
Kosten bei Auslandsreisen:
Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen Pauschalen oder die tatsächlichen Kosten abrechnen. Sind die Kosten geringer als die Pauschale empfiehlt es sich natürlich sich für die Pauschale zu entscheiden. Welche Pauschalen in welchem Land gelten, auch hierfür haben wir eine kostenlose Liste für Sie im Downloadbereich. Sind im Übernachtungspreis Service-Pauschalen oder das Frühstück enthalten, müssen diese Kosten wie bei den Inlandsreisen herausgerechnet werden.
Bei Auslandsreisen prüft das Finanzamt besonders genau, ob es berufliche Gründe dafür gab, und fordert Belege. Deshalb sollten Sie als Nachweis alle Unterlagen aufbewahren, die den geschäftsmäßigen Zweck der Reise bestätigen.
In unserem Gratis-Downloadbereich haben wir für Sie zur Vereinfachung und schnellen Ermittlung aller relevanten Zahlen Ihrer Reisekostenabrechnung ein kostenloses Formular entwickelt:
Zum Download-Bereich, hier klicken
